Informativa Privacy Lexmate

Lo scopo della presente Informativa Privacy è informare gli utenti, i clienti e gli utilizzatori della piattaforma Lexmate in merito al trattamento dei dati personali effettuato tramite i siti web www.lexmate.ai e www.lawing.it, nonché tramite il portale Lexmate e le relative applicazioni, di seguito congiuntamente gli “Applicativi”.

La presente Informativa tiene conto delle diverse modalità di utilizzo di Lexmate:

a) utilizzo diretto di Lexmate da parte di utenti, professionisti, aziende o altri clienti che instaurano un rapporto diretto con Lawing s.r.l.;

b) utilizzo di Lexmate da parte di utenti, dipendenti, collaboratori o clienti di soggetti terzi, incluso INAZ, che mettono a disposizione Lexmate nell’ambito dei propri servizi o processi interni.

Il ruolo privacy di Lawing s.r.l. può variare in funzione della modalità di utilizzo e delle finalità del trattamento, come descritto di seguito.

1. Titolare del trattamento e ruoli privacy

Il Titolare del trattamento, per i trattamenti effettuati direttamente da Lawing s.r.l. per finalità proprie, è:

Lawing s.r.l.
Sede legale: Piazza San Marco n. 1, Milano
Codice Fiscale / Partita IVA: 10628920968
E-mail: dpo@lawing.it
PEC: lawing@pec.it

Lawing s.r.l. agisce come Titolare del trattamento quando determina le finalità e i mezzi del trattamento, ad esempio per la gestione del sito, la creazione e gestione degli account diretti, la fatturazione, la gestione amministrativa, il supporto, la sicurezza della piattaforma, le comunicazioni di servizio, le attività commerciali e, ove applicabile, le comunicazioni promozionali.

2. Utilizzo diretto di Lexmate

Nel caso di utilizzo diretto di Lexmate da parte di un utente, professionista, azienda o altro cliente, Lawing s.r.l. può trattare dati personali per le seguenti finalità:

• creazione, gestione e autenticazione dell’account;
• erogazione delle funzionalità della piattaforma Lexmate;
• gestione di richieste, ticket, supporto tecnico e comunicazioni di servizio;
• gestione amministrativa, contabile, fiscale e contrattuale;
• gestione dei pagamenti, ove applicabile;
• sicurezza informatica, prevenzione di abusi, logging tecnico e protezione della piattaforma;
• miglioramento tecnico del servizio, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile;
• invio di comunicazioni informative o promozionali, ove consentito dalla legge o previo consenso quando necessario.

Nel caso in cui un cliente diretto utilizzi Lexmate per caricare, analizzare o gestire documenti, quesiti, informazioni o altri contenuti contenenti dati personali di terzi, il cliente resta responsabile della liceità della raccolta, dell’inserimento e dell’utilizzo di tali dati nella piattaforma. In tale contesto, salvo diversa indicazione contrattuale, Lawing s.r.l. tratta tali contenuti come fornitore tecnico del servizio e secondo le istruzioni del cliente, nei limiti previsti dall’accordo applicabile.

3. Utilizzo tramite INAZ o altri partner

Lexmate può essere messo a disposizione degli utenti anche tramite partner, nell’ambito di servizi, prodotti, processi aziendali o attività rivolte ai rispettivi clienti.

In tali casi, il rapporto principale relativo al trattamento dei dati personali è regolato dagli accordi tra il cliente finale e il partner.

4. Dati personali trattati

Lexmate può trattare le seguenti categorie di dati personali.

Dati forniti volontariamente dall’utente

Possono includere dati anagrafici, dati di contatto, credenziali di accesso, dati relativi all’organizzazione di appartenenza, preferenze, richieste di supporto, documenti, quesiti, testi, allegati, contenuti e informazioni inserite volontariamente nella piattaforma.

L’utente o il cliente che inserisce dati personali di terzi in Lexmate è responsabile della liceità della raccolta, dell’utilizzo e dell’inserimento di tali dati, salvo quanto diversamente previsto dagli accordi applicabili.

Dati tecnici e di utilizzo

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento degli Applicativi possono acquisire dati tecnici quali indirizzi IP, identificativi del dispositivo o del browser, log di accesso, orari delle richieste, URI delle risorse richieste, informazioni sul browser, sistema operativo, errori applicativi, eventi di sicurezza e altre informazioni necessarie al funzionamento, alla sicurezza e alla manutenzione del servizio.

Possono inoltre essere trattati dati relativi all’utilizzo della piattaforma, quali funzionalità utilizzate, azioni compiute, pagine visitate, preferenze operative e metriche aggregate o tecniche di funzionamento.

Dati contenuti nei documenti e nei quesiti

A seconda dell’uso della piattaforma, i contenuti caricati o inseriti in Lexmate possono includere dati personali comuni, dati relativi a rapporti di lavoro, dati contrattuali, dati retributivi, dati previdenziali, informazioni aziendali, informazioni contenute in documenti legali o amministrativi e, occasionalmente, categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR o dati relativi a procedimenti o contenziosi.

Gli utenti sono invitati a non inserire dati non necessari rispetto alla finalità perseguita e a limitare l’inserimento di dati particolari o sensibili ai soli casi strettamente necessari e autorizzati.

Cookie e tecnologie simili

Gli Applicativi possono utilizzare cookie, identificatori univoci e tecnologie analoghe per finalità tecniche, statistiche o, ove applicabile, di marketing. Per maggiori informazioni si rinvia alla Cookie Policy disponibile sui siti di Lawing s.r.l. e Lexmate.

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Lawing s.r.l. tratta i dati personali, in qualità di titolare, per le seguenti finalità e basi giuridiche:

• gestione dell’account, accesso alla piattaforma ed erogazione del servizio: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali;
• gestione amministrativa, fiscale, contabile e fatturazione: obbligo di legge ed esecuzione del contratto;
• assistenza tecnica e supporto: esecuzione del contratto e legittimo interesse alla corretta gestione del servizio;
• sicurezza informatica, prevenzione di abusi, logging tecnico, protezione dell’infrastruttura: legittimo interesse e, ove applicabile, obbligo di legge;
• comunicazioni di servizio: esecuzione del contratto e legittimo interesse;
• comunicazioni promozionali o newsletter: consenso dell’interessato, ove richiesto, oppure legittimo interesse nei limiti consentiti dalla normativa applicabile;
• analisi statistiche aggregate o anonimizzate: legittimo interesse o trattamento di dati non personali quando le informazioni sono rese anonime.

6. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti informatici e telematici, con modalità organizzative e logiche strettamente correlate alle finalità indicate.

Lawing s.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui, a titolo esemplificativo:

• controllo degli accessi;
• autenticazione degli utenti;
• separazione logica dei dati tra clienti o tenant;
• cifratura dei dati in transito e, ove applicabile, a riposo;
• logging tecnico e di sicurezza;
• procedure di backup e continuità operativa;
• limitazione degli accessi del personale autorizzato;
• accordi di riservatezza con il personale e i fornitori autorizzati;
• monitoraggio e gestione degli incidenti di sicurezza.

7. Localizzazione dei dati, trasferimenti extra SEE e accessi da Paesi terzi

Lexmate adotta un’impostazione orientata alla conservazione e al trattamento dei dati all’interno dello Spazio Economico Europeo.

I dati trattati tramite Lexmate sono conservati, ove tecnicamente applicabile, su infrastrutture situate nello Spazio Economico Europeo.

Lawing s.r.l. si avvale di subresponsabili stabiliti nell’Unione Europea. In base alla configurazione del servizio e agli accordi con i fornitori, non sono previsti trasferimenti sistematici di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Resta possibile che alcuni fornitori appartenenti a gruppi internazionali siano soggetti a normative di Paesi terzi, incluso il Cloud Act statunitense, o che si verifichino accessi da Paesi terzi in casi eccezionali, ad esempio per obblighi di legge, sicurezza, supporto tecnico o gestione di incidenti. In tali casi, eventuali trasferimenti o accessi saranno gestiti nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, mediante decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, misure supplementari o altri strumenti previsti dalla normativa applicabile.

8. Subresponsabili del trattamento

Lawing s.r.l. può avvalersi di fornitori tecnici e organizzativi per l’erogazione di Lexmate. Quando tali soggetti trattano dati personali per conto di Lawing s.r.l., sono nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, ove richiesto.

Alla data di aggiornamento della presente Informativa, Lawing s.r.l. utilizza i seguenti subresponsabili:

Lawing s.r.l. potrà aggiornare l’elenco dei subresponsabili in caso di modifiche organizzative, tecniche o funzionali del servizio. Quando Lawing s.r.l. agisce come responsabile o sub-responsabile del trattamento, tali aggiornamenti saranno gestiti secondo quanto previsto dagli accordi sul trattamento dei dati applicabili.

Nel caso di utilizzo di Lexmate tramite INAZ, Lawing s.r.l. opera come sub-responsabile di INAZ per i trattamenti effettuati nell’ambito dei servizi INAZ, secondo gli accordi applicabili tra INAZ e i propri clienti.

9. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale e zero data retention

Lexmate utilizza funzionalità basate su sistemi di intelligenza artificiale per fornire supporto alla ricerca, analisi, sintesi, organizzazione e generazione di contenuti in ambito giuridico, documentale o professionale.

Gli output generati da Lexmate hanno natura assistiva e non sostituiscono il giudizio professionale, legale, tecnico o organizzativo dell’utente, del professionista o del titolare del trattamento.

Lawing s.r.l. non utilizza i dati, i documenti, i quesiti, i prompt, gli allegati, gli output o gli altri contenuti inseriti dagli utenti in Lexmate per addestrare, ri-addestrare, affinare o migliorare modelli di intelligenza artificiale propri o di terzi.

I servizi di intelligenza artificiale utilizzati da Lexmate sono configurati, ove disponibile, in modalità di zero data retention o equivalente. Ciò significa che i dati, i prompt, i documenti e gli output trasmessi ai servizi di intelligenza artificiale sono trattati esclusivamente per generare la risposta richiesta e non sono conservati dal fornitore AI per finalità ulteriori, né utilizzati per addestrare o migliorare i modelli del fornitore.

Eventuali dati tecnici strettamente necessari per sicurezza, abuso, monitoraggio del servizio o conformità possono essere trattati nei limiti previsti dagli accordi con i fornitori e dalla normativa applicabile.

Gli utenti e i clienti devono verificare l’accuratezza, la completezza e l’adeguatezza degli output prima di utilizzarli per assumere decisioni o fornire consulenze a terzi.

Lexmate non deve essere utilizzato come unico fondamento per decisioni che producano effetti giuridici o incidano significativamente su persone fisiche, inclusi lavoratori, candidati, collaboratori o altri interessati, salvo che tale utilizzo sia stato specificamente valutato, autorizzato e disciplinato dal titolare del trattamento nel rispetto della normativa applicabile.

10. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti o successivamente trattati.

In particolare:

• i dati relativi all’account sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e per il periodo successivo necessario alla gestione di obblighi legali, contabili, fiscali o di tutela dei diritti;
• i dati di fatturazione e contabilità sono conservati per i termini previsti dalla normativa applicabile;
• i log tecnici e di sicurezza sono conservati per il tempo necessario alla sicurezza, alla prevenzione di abusi, alla diagnosi tecnica e alla tutela dei diritti;

11. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• accesso ai dati personali;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione dei dati;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità dei dati;
• revoca del consenso, quando il trattamento si basa sul consenso;
• reclamo all’autorità di controllo competente.

Le richieste possono essere inviate a Lawing s.r.l. tramite i recapiti indicati nella presente Informativa.

12. Dati di terzi inseriti dagli utenti

L’utente, il cliente o il partner che inserisce in Lexmate dati personali riferiti a terzi dichiara di disporre di un’idonea base giuridica e, ove necessario, di avere fornito agli interessati le informazioni richieste dalla normativa applicabile.

L’utente si impegna a non inserire dati personali non necessari, eccedenti o non pertinenti rispetto alla finalità perseguita e a rispettare eventuali policy, istruzioni o limitazioni comunicate da Lawing s.r.l.

13. Modifiche alla presente Informativa

Lawing s.r.l. potrà modificare o aggiornare la presente Informativa Privacy, in tutto o in parte, anche a seguito di modifiche normative, tecniche, organizzative o funzionali degli Applicativi.

Le modifiche saranno pubblicate sugli Applicativi e saranno efficaci dal momento della pubblicazione, salvo che sia indicata una diversa data di efficacia. Gli utenti sono invitati a consultare periodicamente la presente Informativa.

14. Contatti

Per domande o richieste relative alla presente Informativa Privacy o al trattamento dei dati personali effettuato da Lawing s.r.l., è possibile contattare:

Lawing s.r.l.
E-mail: dpo@lawing.it
PEC: lawing@pec.it

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Allegato A – Informativa sull’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale

ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689 (“AI Act”)

Versione: 1.0
Data di entrata in vigore: 20 luglio 2026

1. Premessa

La presente informativa integra l’Informativa Privacy di Lexmate e descrive le modalità di utilizzo dei sistemi di Intelligenza Artificiale (“IA”) impiegati dalla piattaforma, in conformità al Regolamento (UE) 2024/1689 (“AI Act”).

Le informazioni contenute nel presente Allegato riguardano esclusivamente il funzionamento del sistema di IA e non modificano le informazioni relative al trattamento dei dati personali contenute nell’Informativa Privacy.

2. Utilizzo dell’Intelligenza Artificiale

Lexmate utilizza sistemi di Intelligenza Artificiale Generativa (Large Language Models - LLM) per assistere gli utenti nello svolgimento di attività di ricerca, consultazione normativa, analisi documentale e predisposizione di bozze.

Ai sensi dell’articolo 50 del Regolamento (UE) 2024/1689, l’utente è informato che i contenuti restituiti dalla piattaforma sono generati, in tutto o in parte, mediante sistemi di Intelligenza Artificiale.

3. Finalità del sistema

Lexmate è progettato per supportare l’utente nello svolgimento di attività quali:

• ricerca e consultazione di fonti normative;
• ricerca giurisprudenziale;
• consultazione di contratti collettivi (CCNL);
• analisi di documentazione;
• sintesi di informazioni;
• predisposizione di bozze di documenti;
• supporto all’attività professionale.

Il sistema è destinato esclusivamente ad assistere l’utente e non ad assumere decisioni in sua vece.

4. Supervisione umana

L’utilizzo di Lexmate richiede sempre l’intervento e la valutazione dell’utente.

In particolare, l’utente rimane responsabile di:

• verificare la correttezza degli output generati;
• controllare la normativa applicabile;
• validare i documenti predisposti;
• assumere ogni decisione professionale o organizzativa.

Gli output della piattaforma costituiscono uno strumento di supporto e non sostituiscono il giudizio professionale dell’utente.

5. Limitazioni del sistema

Come ogni sistema di Intelligenza Artificiale Generativa, Lexmate può:

• produrre informazioni inesatte o incomplete;
• generare contenuti non aggiornati;
• interpretare erroneamente richieste formulate in modo ambiguo;
• richiedere verifiche ulteriori da parte dell’utente.

Per tali motivi gli output devono essere sempre verificati prima del loro utilizzo.

6. Uso consentito

Lexmate è progettato per assistere professionisti e organizzazioni nelle attività di ricerca, consultazione e redazione documentale.

La piattaforma non è progettata né destinata ad essere utilizzata quale unico strumento per:

• assumere decisioni relative all’assunzione o al licenziamento di lavoratori;
• valutare automaticamente persone fisiche;
• attribuire punteggi o classificazioni alle persone;
• adottare decisioni aventi effetti giuridici o analogamente significativi senza l’intervento umano previsto dalla normativa applicabile.

L’utente è tenuto ad utilizzare la piattaforma in conformità alla legge e sotto la propria responsabilità.

7. Accuratezza delle informazioni

Pur adottando misure tecniche volte a migliorare l’affidabilità delle risposte, Lawing S.r.l. non garantisce che ogni output generato sia:

• completo;
• privo di errori;
• aggiornato rispetto all’evoluzione normativa;
• idoneo allo specifico caso concreto.

L’utente è pertanto tenuto a svolgere le verifiche ritenute necessarie prima di fare affidamento sugli output del sistema.

8. Protezione dei dati

L’utilizzo della piattaforma rimane disciplinato dall’Informativa Privacy.

Lawing S.r.l. adotta misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati trattati e seleziona fornitori di servizi di Intelligenza Artificiale che offrono adeguate garanzie di sicurezza e protezione dei dati.

9. Aggiornamenti del sistema

Lexmate è una piattaforma in continua evoluzione.

Le funzionalità di Intelligenza Artificiale possono essere aggiornate, migliorate o modificate nel tempo anche al fine di incrementarne accuratezza, sicurezza, prestazioni e conformità normativa.

La presente informativa potrà essere aggiornata in conseguenza di tali modifiche.

10. Contatti

Per qualsiasi informazione relativa al funzionamento dei sistemi di Intelligenza Artificiale utilizzati dalla piattaforma è possibile contattare:

Lawing S.r.l.
E-mail: privacy@lexmate.ai

Sintesi per l’utente

Utilizzando Lexmate prendi atto che:

• stai interagendo con un sistema di Intelligenza Artificiale;
• le risposte generate possono contenere errori o imprecisioni;
• gli output devono essere verificati prima dell’utilizzo;
• le decisioni finali rimangono sempre sotto il tuo controllo e la tua responsabilità;
• Lexmate costituisce uno strumento di supporto all’attività professionale e non sostituisce il giudizio umano.